Quel logiciel pour calculer les IK des véhicules électriques ?
07 octobre 2026
Pour un salarié qui roule en véhicule 100 % électrique, les indemnités kilométriques (IK) calculées avec le barème sont majorées de 20 %. La règle est simple sur le papier. En pratique, elle oblige le logiciel à savoir précisément quel véhicule a servi à chaque trajet, et à faire la différence entre un véhicule électrique et un hybride.
Beaucoup d'outils de notes de frais appliquent un taux au kilomètre sans tenir compte du type de motorisation. Résultat : la majoration est oubliée, ou au contraire appliquée à tort à un hybride. Voici ce qu'un logiciel doit savoir faire pour calculer correctement les IK des véhicules électriques, et comment vérifier qu'il le fait.
Ce qui change pour un véhicule électrique
Le calcul de base reste le même : puissance fiscale, kilométrage cumulé depuis le 1er janvier, formule de la tranche correspondante. Le montant obtenu est ensuite multiplié par 1,20. Cette majoration s'applique quelle que soit la tranche.
Trois règles décident si elle s'applique ou non :
Seuls les véhicules 100 % électriques sont concernés. Ils se reconnaissent au code « EL » dans la rubrique P.3 de la carte grise. Les hybrides, rechargeables ou non, restent au barème normal.
Les deux-roues électriques en bénéficient aussi : motos, scooters et cyclomoteurs, avec leur propre barème.
La recharge est déjà comprise. Le barème est un forfait qui couvre l'énergie, l'entretien, l'assurance et la dépréciation du véhicule. Rembourser en plus l'électricité des mêmes trajets reviendrait à payer deux fois le même coût.
Le détail de la règle, avec un exemple mensuel, est expliqué dans notre article Véhicule électrique et indemnités kilométriques : la majoration de 20 % expliquée.
Les 5 points qu'un logiciel doit gérer pour les véhicules électriques
1. Le type d'énergie enregistré avec le véhicule
La majoration doit dépendre du véhicule, pas d'une case à cocher à chaque trajet. Le logiciel doit enregistrer, pour chaque véhicule, son type d'énergie et sa puissance fiscale, puis appliquer automatiquement la majoration à tous les trajets effectués avec lui.
À demander : la majoration s'applique-t-elle automatiquement dès que le véhicule est déclaré électrique ?
2. Une distinction claire entre électrique et hybride
C'est l'erreur la plus fréquente, et elle joue dans les deux sens. Un hybride rechargeable déclaré électrique génère 20 % d'indemnités en trop, que l'URSSAF peut réintégrer dans l'assiette des cotisations. Un électrique déclaré comme thermique prive le salarié d'une partie de son remboursement.
Un bon logiciel propose des catégories distinctes (thermique, hybride, 100 % électrique) et n'applique la majoration qu'à la dernière.
À demander : comment l'outil classe-t-il un hybride rechargeable ?
3. La carte grise comme justificatif
La majoration doit pouvoir être justifiée en cas de contrôle. Le logiciel doit donc demander la carte grise lors de l'ajout du véhicule et permettre de vérifier deux rubriques : P.3 pour le type d'énergie et P.6 pour la puissance fiscale. Idéalement, cette vérification fait partie du circuit de validation et reste tracée.
À demander : qui vérifie la carte grise, et cette vérification est-elle conservée ?
4. Un suivi séparé quand le salarié change de véhicule
De plus en plus de salariés passent du thermique à l'électrique en cours d'année. Le logiciel doit alors suivre chaque véhicule séparément, avec sa propre puissance fiscale, et n'appliquer la majoration qu'aux trajets faits avec le véhicule électrique, à partir de sa date de mise en service.
À demander : que se passe-t-il pour les trajets saisis avant la date d'ajout du nouveau véhicule ?
5. Un détail lisible de la majoration
Le salarié, le valideur et le service paie doivent voir le montant de base et le montant de la majoration séparément. Cela évite les questions (« pourquoi mon collègue touche-t-il plus que moi pour le même trajet ? ») et facilite la vérification en cas de contrôle.
À demander : la majoration apparaît-elle sur une ligne distincte dans le récapitulatif et dans l'export ?
Exemple chiffré : ce que coûte une erreur de paramétrage
Prenons un salarié qui roule avec une voiture de 5 CV et parcourt 7 000 km professionnels dans l'année. Il est en deuxième tranche, où la formule est (d × 0,357) + 1 395 €.
Avec une voiture thermique ou hybride, son indemnité annuelle est de 3 894,00 €.
Avec une voiture 100 % électrique, elle est majorée de 20 % : 4 672,80 €.
Voici ce que donnent les erreurs les plus fréquentes pour une voiture électrique ou hybride :
Erreur | Montant versé | Écart |
|---|---|---|
Majoration oubliée sur un électrique | 3 894,00 € | − 778,80 € |
Hybride majoré à tort | 4 672,80 € | + 778,80 € |
Tranche 1 appliquée toute l'année | 5 342,40 € | + 669,60 € |
Un écart négatif pénalise le salarié. Un écart positif peut être réintégré dans l'assiette des cotisations en cas de contrôle URSSAF. Pour un seul salarié, l'écart dépasse déjà 600 € par an, et il se multiplie sur plusieurs salariés et plusieurs années. La méthode de calcul complète, avec le passage de tranche en cours d'année, est détaillée dans Comment calculer les indemnités kilométriques de vos salariés sans erreur.
Excel, logiciel de notes de frais ou outil dédié aux IK ?
Trois familles d'outils permettent de calculer les IK. Elles ne gèrent pas toutes l'électrique aussi bien.
Option | Gestion de l'électrique | Pour qui |
|---|---|---|
Tableur Excel | Possible si une colonne « type d'énergie » déclenche la majoration. Tout repose sur la saisie correcte de cette colonne. | Petites équipes, peu de véhicules |
Logiciel de notes de frais généraliste | Variable. Certains outils appliquent un simple taux au kilomètre, sans cumul annuel ni distinction de motorisation. À vérifier au cas par cas. | Entreprises qui gèrent surtout des frais de repas, hôtel, transport |
Outil dédié aux IK | En principe natif : type d'énergie par véhicule, cumul annuel, majoration automatique. | Entreprises où les déplacements en véhicule personnel sont nombreux |
Si vous restez sur un tableur, notre modèle Excel gratuit de suivi des indemnités kilométriques intègre déjà la majoration de 20 % et le passage de tranche.
Si vous comparez des logiciels, les critères généraux (barème à jour, circuit de validation, justificatifs, exports) restent valables. Ils sont détaillés dans notre guide Comment choisir un logiciel de calcul des indemnités kilométriques : les 8 critères à vérifier. Les cinq points ci-dessus viennent s'y ajouter dès qu'un de vos salariés roule en électrique.
Questions fréquentes
La majoration de 20 % s'applique-t-elle aux voitures hybrides ?
Non. Seuls les véhicules 100 % électriques, avec le code « EL » en rubrique P.3 de la carte grise, en bénéficient. Les hybrides rechargeables et non rechargeables restent au barème normal.
Faut-il rembourser la recharge en plus des IK ?
Non, pas pour les mêmes trajets. Le barème kilométrique est un forfait qui couvre déjà l'énergie consommée, comme il couvre le carburant d'un véhicule thermique.
Quelle puissance fiscale retenir pour une voiture électrique ?
Celle indiquée en rubrique P.6 de la carte grise, comme pour tout véhicule. Le barème des voitures s'arrête à 7 CV : au-delà, on applique la ligne « 7 CV et plus ».
Le barème 2026 a-t-il changé pour l'électrique ?
Non. Le barème 2026 est identique à celui de 2025, et la majoration de 20 % est maintenue. Les taux complets, deux-roues compris, sont sur notre page barème kilométrique 2026.
En résumé
Pour les véhicules électriques, un bon logiciel de calcul des IK ne se contente pas d'ajouter 20 %. Il rattache la majoration au véhicule, distingue l'électrique de l'hybride, conserve la carte grise comme justificatif et suit chaque véhicule séparément. Le plus simple pour le vérifier : saisir dans l'outil l'année d'un salarié en électrique et comparer le résultat avec le calcul de l'exemple ci-dessus.
Et si vous n'aviez plus à y penser ?
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Toujours au bon barème : les taux en vigueur s'appliquent automatiquement à chaque trajet.
Électrique reconnu d'office : la majoration de 20 % s'ajoute dès que le véhicule est déclaré 100 % électrique.
Zéro régularisation : le passage d'une tranche à l'autre est calculé en temps réel.
Prêt pour un contrôle : chaque trajet est validé par le manager, puis archivé avec ses justificatifs.
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